PART01、文書檔案收集歸檔的通用范圍
（一）決策與管理類文書
此類文書是單位決策過程和管理活動的直接記錄，反映了單位的核心工作方向和管理思路，具有的保存價值。具體包括：各類會議材料，如黨委（黨組）會議、董事會、總經理辦公會、行政辦公會、專題工作會等的會議通知、議程、簽到表、會議紀要、會議記錄、會議決議、會議討論的議題材料及相關附件；單位制定的各類規章制度、管理辦法、實施細則、工作方案、規劃綱要等，包括制度的制定草案、征求意見稿、審批稿、正式印發件及制度解釋、修訂、廢止的相關文件；重要決策形成的材料，如重大項目審批材料、重要事項請示與批復、決策論證報告、可行性研究報告等；單位內部管理相關材料，如組織架構設置文件、崗位職責說明書、人員編制文件、內部考核辦法及考核結果等。
（二）對外往來與公務辦理類文書
此類文書記錄了單位與外部單位、個人之間的公務往來和業務辦理過程，是體現單位對外職能履行的重要依據。具體包括：請示與批復類文件，向上級主管部門報送的各類請示、報告及上級的批復、批示；函件類文件，與平級單位、相關協作單位之間的商洽函、詢問函、答復函、告知函等；通知與通告類文件，上級下發的各類通知、通告，本單位下發的對外通知、通告等；公務活動記錄，如對外考察報告、調研材料、洽談記錄、合作協議、合同文本及相關履行材料等；信訪工作材料，群眾來信來訪記錄、信訪事項處理意見、復查復核材料等。
（三）人事與勞資類文書
此類文書涉及單位人員管理和勞動關系，直接關系到職工合法權益和單位人事工作的規范性。具體包括：人員錄用與調配材料，招聘公告、錄用審批表、干部職工調動介紹信、任免文件、聘用合同、解聘材料等；人事檔案核心材料，如職工履歷表、自傳、考核鑒定材料、獎懲材料、專業技術職務評聘材料、學歷學位證明、資格證書復印件等；勞資管理材料，工資調整方案、薪酬管理制度、社會保險繳納材料、公積金繳存材料、考勤記錄、加班審批材料、休假申請及審批材料、離退休人員相關材料。
（四）財務與資產類文書
此類文書反映了單位的財務收支和資產變動情況，是保障單位資產、規范財務運作的重要憑證。具體包括：財務管理制度與辦法，如財務核算制度、經費管理辦法、報銷制度等；財務收支憑證，如會計憑證（原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬等）、財務會計報告（月度、季度、年度報表及附注）、審計報告（內部審計報告、外部審計報告）；資產相關材料，如固定資產購置審批材料、采購合同、驗收報告、固定資產卡片、盤點記錄、資產處置審批材料及相關憑證；經費申請與審批材料，如專項經費申請、預算編制材料、預算調整審批材料、決算報告等。
（五）業務開展與項目實施類文書
此類文書是單位核心業務工作和具體項目實施過程的直接記錄，體現了單位的職能履行成效。具體包括：業務工作規劃與總結，如年度業務工作計劃、季度工作小結、年度工作總結、專項工作總結等；業務辦理材料，如各類業務申請表、審批表、受理憑證、辦理結果通知書等；項目實施材料，如項目立項批復、項目實施方案、項目進度報告、項目驗收報告、項目竣工資料、項目后續維護記錄等；業務統計材料，如各類業務統計表、統計分析報告等。
（六）宣傳與信息公開類文書
此類文書記錄了單位的對外宣傳工作和信息公開情況，是展現單位形象、保障公眾知情權的重要載體。具體包括：宣傳材料，如單位簡介、宣傳冊、海報、宣傳片腳本及相關制作材料、新聞稿、媒體報道剪輯等；信息公開材料，如信息公開目錄、公開指南、公開申請處理材料、公開事項文本等；網站及新媒體運營材料，如網站內容發布記錄、新媒體平臺運營記錄、留言回復記錄等。
（七）其他具有保存價值的文書材料
除上述類別外，其他能夠反映單位工作歷史面貌、具有查考利用價值的文書材料也需歸檔，包括：單位獲得的榮譽稱號、獎勵證書、獎牌（復印件）及相關申報材料；單位參與社會活動、公益事業的相關材料；重要的電話記錄、傳真件、電子公文的打印件及電子載體備份；與單位歷史發展相關的其他材料，如單位成立批復、歷史沿革材料等。
PART02、不同主體的文書檔案收集歸檔特殊范圍
（一）行政機關（含黨群機關）
行政機關的文書檔案需突出政務管理和公共服務職能，特殊范圍包括：政策法規類材料，如地方性法規、政府規章的起草說明、征求意見稿、審議通過材料、公布文件及解釋材料；行政執法類材料，如行政處罰決定書、行政復議決定書、行政強制文書、執法檢查記錄、案卷材料等；政務服務類材料，如行政審批事項清單、辦事指南、審批流程材料、政務服務平臺運行記錄等；應急管理類材料，如應急預案、應急演練記錄、突發事件處置報告、應急物資儲備材料等；人大代表建議、政協委員提案的辦理材料，包括辦理答復件、辦理情況說明等。
（二）事業單位（按行業分類）
1.教育類事業單位（學校、幼兒園等）：特殊范圍包括招生錄取材料（招生簡章、錄取名單、錄取通知書存根）、學籍管理材料（學籍卡、成績單、畢業登記表、學位授予材料）、教學管理材料（課程設置方案、教學大綱、教案、教研活動記錄、考試試卷及分析報告）、學生管理材料（學生獎懲材料、社團活動記錄、助學貸款材料）、基建類材料（校園建設項目立項、設計、施工、驗收材料）等。
2.醫療類事業單位（醫院、衛生院等）：特殊范圍包括醫療質量管理材料（診療規范、病歷管理制度、醫療差錯處理材料）、病歷資料（住院病歷、門診病歷、檢查報告、手術記錄等，需按醫療檔案管理規定歸檔）、公共衛生服務材料（疫苗接種記錄、傳染病防控材料、健康體檢報告）、醫療器械采購與管理材料、藥品管理材料等。
3.科研類事業單位（科研院所等）：特殊范圍包括科研項目申報材料、立項批復、科研合同、研究方案、實驗記錄、科研成果報告、成果鑒定材料、專利申請材料、論文論著發表材料、科研經費使用材料等。
（三）企業單位（按類型分類）
1.生產制造類企業：特殊范圍包括生產計劃、生產工藝文件、產品設計圖紙、原材料采購合同及檢驗報告、生產過程記錄、產品質量檢驗報告、產品合格證、生產設備維護保養記錄、生產管理制度及檢查記錄、環保達標材料等。
2.商貿流通類企業：特殊范圍包括采購合同、銷售合同、供貨協議、客戶資料、銷售報表、庫存管理記錄、物流運輸單據、市場調研材料、營銷方案及實施記錄等。
3.金融類企業（銀行、保險、證券等）：特殊范圍包括金融產品開發材料、客戶開戶資料、業務辦理憑證、風險評估報告、監管部門檢查材料、合規審查材料、理財產品說明書及相關協議等。
4.房地產開發企業：特殊范圍包括土地出讓合同、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證、商品房預售許可證、房屋買賣合同、竣工驗收備案材料、物業交接材料等。
（四）社會團體（協會、商會、基金會等）
社會團體的文書檔案需突出行業服務和會員管理職能，特殊范圍包括：社會團體登記材料（成立登記申請表、章程、驗資報告、登記證書）、會員管理材料（會員名冊、入會申請表、會員證發放記錄、會員大會材料）、行業服務材料（行業調研報告、行業標準制定材料、培訓活動材料）、慈善公益類材料（捐贈協議、捐贈憑證、公益項目實施材料、資金使用報告）等。
PART03、文書檔案收集歸檔的核心要求
（一）真實性與完整性要求
歸檔的文書材料必須是真實反映單位工作情況的原始記錄，不得偽造、篡改。同時，要保證文書材料的完整性，即一份文書的所有組成部分都需歸檔，包括正文、附件、審批意見、簽署頁、修改稿等；一個工作事項或業務流程的相關文書材料需全部收集，形成完整的檔案鏈條，確保能夠反映該事項的全過程。
（二）時效性與及時性要求
文書檔案的收集歸檔工作應具有時效性，一般情況下，日常工作中形成的文書材料應在工作結束后及時整理歸檔；年度性、階段性工作的文書材料應在年度結束或階段工作完成后3-6個月內完成歸檔；重大項目、重要活動的文書材料應在項目竣工或活動結束后及時歸檔，最長不超過1年。及時歸檔能夠避免文書材料的丟失、損毀，保障檔案的時效性和可用性。
（三）載體與格式要求
歸檔的文書材料載體應符合檔案保存要求，紙質材料需使用符合國家標準的紙張，字跡清晰、耐久，不得使用易褪色的筆書寫；電子文書材料需符合電子檔案管理規范，確保載體穩定、可讀，同時需備份紙質打印件或形成電子檔案歸檔。文書材料的格式應規范，文件標題、文號、簽發人、成文日期、附件說明等要素齊全，裝訂整齊，便于查閱利用。
（四）鑒定與篩選要求
并非所有形成的文書材料都需要歸檔，需對文書材料進行鑒定篩選。重點保留具有或長期保存價值的文書材料，對于短期保存價值的文書材料，可按規定保存一定期限后銷毀；對于無保存價值的文書材料，應及時清理，不得歸檔。鑒定工作需由單位檔案管理部門會同相關業務部門共同開展，確保鑒定結果科學合理。
（五）交接與歸檔手續要求
文書材料的移交歸檔需辦理正式的交接手續，移交部門和檔案管理部門需共同核對移交材料的數量、質量，填寫《檔案移交清單》，明確移交人、接收人、移交日期等信息，雙方簽字確認后存檔。檔案管理部門接收材料后，需及時進行分類、編號、整理、入庫，建立檔案檢索目錄，方便后續查閱利用。
（六）保密與要求
對于涉及國家秘密、商業秘密、工作秘密或個人隱私的文書檔案，在收集歸檔過程中需嚴格遵守保密規定，采取保密措施，確保檔案信息。歸檔后，需按保密等級進行分類管理，設置相應的查閱權限，嚴禁擅自查閱、復制、傳播保密檔案。同時，要做好檔案的保管工作，防范火災、水災、蟲害、霉變等自然災害和人為損壞，定期對檔案進行檢查、維護。