1.將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、歸檔文件目錄、盒脊及備考表項目。不同全宗號、年度、保管期限、分類號的歸檔文件，應分別裝盒。
2.檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)。
3.檔案盒脊背設置全宗號、年度、保管期限、機構問題（填寫分類號）、起止件號等必備項。其中,起止件號填寫盒內件文件和后一件文件的件號，中間用“—”號連接。
4.備考表
（1）備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
（2）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀、復制件等情況。
（3）整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名。
（4）檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
（5）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。