在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環節。分類主要依據年度、機構或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應位置的過程。
檔案數字化加工整理的定義：
檔案數字化加工整理是指將紙質或非數字形式的歷史文獻、文物等資料，通過計算機技術將其轉換為數字格式的過程。這一過程主要利用掃描、錄入、圖像處理等技術，將傳統載體的檔案轉化為數字信息檔案，并存儲在計算機信息庫中，以便于檔案的保存、查詢和利用。
隨著人工智能、大數據、區塊鏈等新興技術的不斷發展，檔案數字化服務將向更高水平發展。未來，檔案數字化加工整理將不于紙質檔案。同時，數字化服務將逐步覆蓋更多的行業和領域，為社會各方面提供更加的檔案管理解決方案。
在我國，早給“數字化檔案”下定義的人，是鄒悅。他給數字化檔案下的定義是：數字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的檔案。后來者也對數字化檔案進行了補充。
